（2021年3月3日第四届理事会第二次会议通过修订）

第一章  总则

第一条  为保障中国法学交流基金会（以下简称“本基金会”）合法权益，加强档案收集、管理工作，规范和有效保存、利用档案，结合实际工作情况，制定本办法。

第二条  本办法规定的档案是指本基金会日常工作中及各类公益项目和活动开展过程中收到或直接形成的、具有保存价值的文字、图表、账册、凭证、软件、光盘、音像、实物等不同形式的记录资料，分为保密档案和非保密档案。

第三条  档案工作实行分类收集管理、分级查阅的原则。

第二章  档案收集管理

第四条  本基金会档案管理部门为综合办公室，具体工作由综合办公室指定专人负责。

第五条  文件材料由各部门经办人员负责收集整理，经本部门负责人审核确认后，交综合办公室归档。一项工作由多个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门负责收集整理，确认文件材料完整、无误后，交综合办公室归档。

有相应电子文件的文书档案，电子文件由各部门存档。

第六条  各专项基金及各独立项目，应将项目资料汇集、归类和建档存管。在项目计划、实施阶段完成后，应分别及时备份项目档案，妥善保管，并将项目档案原件交综合办公室归档。

第七条  凡本基金会印发的公文（含附件）、请示、批复、转发文件（含原件），收办的上级机关及其他部门的来文，一律由综合办公室统一收集管理。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整，在办理结束后及时交综合办公室归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料交回，不得擅自带离或销毁。

第八条  本基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料交综合办公室归档。

召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像资料等收集整理后，交综合办公室归档。

第九条  档案管理人员的职责：

（一）了解本基金会的各项工作业务，认真执行档案管理制度，掌握各类材料的归档范围，按照归档范围和要求，及时做好各类材料的整理、分类、归档等工作。

（二）所有档案应使用专柜存放，不得置于公共场所。任何人不得随意查阅、复印。

（三）其他工作人员借阅档案文件材料时，应按规定办理借阅登记手续。

第三章  归档范围

第十条  重要的会议材料，包括：会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、重要发言、会议记录或会议纪要等。

第十一条  相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十二条  本基金会对外的正式发文及与有关单位来往的重要文件。

第十三条  本基金会的年度工作计划、总结、重要报告、请示、批复，统计报表、简报及工作专报等。

第十四条  本基金会与有关单位签订的合同、协议等文件材料。

第十五条  本基金会工作人员劳动合同、任免、岗位调整的文件材料以及关于员工奖励、处分的文字材料。

第十六条  本基金会工作人员工资、福利等方面的文字材料。

第十七条  本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的报道、照片、录音、录像等。

第四章  归档要求

第十八条  归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十九条  在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、原稿与复印件、请示与批复、转发文件与原件等，分别合一归档，不得分开。

第二十条  卷内文件应制作文件目录并放置在案卷卷首，目录项目包括：

（一） 顺序号：卷内文件排列先后的序号。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件，并标明页数。

（二） 文号：文件制发单位、部门的发文编号。

（三） 题目：文件标题，一般照抄照录，不得简化。

（四） 日期：文件形成的时间。

第五章  档案使用

第二十一条  本基金会内部工作人员经部门负责人审核同意，可借阅档案。保密文档按密级由秘书长或理事长批准，可以借阅。

第二十二条  档案借阅的最长期限为15天。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还的情况，应由借阅人书面报告情况，及时报综合办公室负责人处理。

第二十三条  档案文件材料一般不得邮寄，确有需要的，须经本部门及秘书长批准，邮寄案卷内容复印件。

第二十四条  工作人员应爱护档案，保持档案清洁、完整，不得在档案材料中随意写、划或做其他标记。

第二十五条  借阅的档案应专人专用，不得转借。

第二十六条  档案用毕应按时归还，如需延长借阅时间，须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第六章  档案保存

第二十七条  档案保存期限除有关法律规定或本基金会其他规章制度规定外，按照下列规定办理：

（一）永久保存：本基金会章程（包括已废止的），历届理事名册、理事会、监事会会议纪要，本基金会证照，各级批文，印鉴，不动产所有权证及其它债权凭证，人事资料，大型活动图片、音像资料以及其它核定须永久保存的文书。

（二）三十年保存：会计凭证（其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行）。

（三）十五年保存：完结后的项目方案，其它经核定须十五年保存的文书。

（三）五年保存：期满或解除的合同协议，其它经核定须保存五年的文书。

第七章  附则

第二十八条  本办法经理事会通过之日起施行。